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智能会议预约管理系统

智能会议预约管理系统采用B/S 架构架构,在网络传输技术方面采取的是TCP/IP先进网络传输协议。系统组件架构主要由服务器、综合显示屏、会议室门口一体机、网络控制器、液晶显示屏,网络交换机等组成。通过该系统可以让企业用户可以通过电脑查询所有会议室使用情况,并能够预约处于空闲状态的会议室,同时邮件通知与会人员,将会议信息同步显示到公共区域的综合显示屏和会议室门口的显示屏上,也可以通过后台查询会议室的使用状态,有利于提高会议室的使用效率,减少会议室冲突使用。

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功能特点

1、可对操作员进行增加、删除、修改操作,可以灵活设定操作员的管理权限。

2.可自定义会议室名称,可以修改,新增,启用/停用会议室,不需要的会议室可以考虑停用或修改,可以设定会议室的使用时段。可以设定会议室的使用权限,让只有拥有权限的用户才可以预定这个会议室的会议。

3.可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作, 企业内部各部门按树状列表显示。

4.具有预约权限的操作员可以预订新的会议

5.可以查询会议室的预定信息、并以列表的方式直观展示出来。

6.系统支持通过 E-mail、手机短信等方式,对参会人员进行会议信息通知及提醒的功能。可对系统操作日志进行管理,查询所选时间段内的操作日志;记录系统服务的操作日志,会议状态、预约状态的操作和变化信息等

7.当没有会议召开时可以显示其他内容,如:天气预报、多媒体视频、新闻资讯等。

8.会议显示屏版面可以个性化设计,元素丰富,满足不同风格的需求。


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终端显示内容

会议室预约管理系统支持接入多媒体bob游戏平台,在会议室门口屏或综合屏上,除了显示会议室预约信息,同时时能对会议屏进行分区显示,显示视频、图片、文字、时间、天气等多媒体数据格式。同时能能各个会议屏进行设备控制管理,如音量控制、开关控制、截图、状态显示、素材管理等功能。

  • 会议室空闲状态

    当会议室空闲,且离下一个预约会议开始的时长超过20分钟时,显示暂无会议状态,背景用绿色表示,可以在终端完成临时预定,其中超过35分钟时可以临时预定30分钟和15分钟,不到35分钟超过20分钟时只能完成15分钟的临时预定。

  • 会议即将开始

    当会议室空闲,且离下一个预约会议开始的时长少于20分钟时,显示下一个会议的信息,背景用黄色表示,此时开始支持预定人提前或者延后签到。但是超过预定开始时间15分钟未签到,则自动取消此次预定,释放会议室资源。签到成功后,则进入会议中的状态。

  • 会议中状态

    会议预定者签到后会议室进入会议中状态,背景用红色表示,也可以根据会议的实际情况延长,或者提前结束会议。其中距离下一个会议开始时间超过20分钟时,才能做15分钟的会议延长。

方案价值

由于目前许多大中型企业手工化管理会议室,各楼层的会议室空闲,预约情况不能及时得知。为降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率、提供系统化的会议过程管理,太原南翼信息科技有限公司特研发了这套“智能会议预约管理系统”。该系统简化了会议室管理,灵活调度手段可以及时进行会议室预定,并且可以邮件或短信通知与会者确认。通过PC端网站或终端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预约情况,提高了会议室的使用率,节省会议组织者的时间。 为符合现代信息化的考虑,在办公楼的底楼进出大厅设置一套智能会议预约管理系统,用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。每个会议室外面的走廊区域、休息区域设置显示该会议的会议内容,参与人员等信息。该系统也可以对接bob游戏平台,显示各种集团内和公共的通知/通告,各种社会公共信息(如天气预报、新闻等公共信息)、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash 等形式显示各种其它信息。

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